Urheberrechtliche Risiken vermeiden + Checkliste für Ihr Lizenzmanagement

Wie war das nochmal mit der Lizenz? Die Risiken lauern in der Zukunft

Warum ein Lizenzmanagement für Unternehmen, Vereine und Verbände so wichtig ist, unterstreichen drei aktuelle Beispiele aus unserer Beratungspraxis:

• Weit in der Vergangenheit: Ein Unternehmen hatte vor zehn Jahren ein Bild auf seiner Webseite eingefügt. Der zuständige Mitarbeiter war bereits ausgeschieden. Kürzlich bekam das Unternehmen eine Anfrage des Fotografen: Woher man die Lizenz habe? Eine Recherche verdeutlichte, dass das Bild damals auf der kostenlosen Plattform „Pixelio“ verfügbar war. Nun war zu beweisen, dass das Bild damals auch tatsächlich bei der Plattform lizenziert wurde.
• Die Rachsüchtige: Nachdem eine Freiwillige eines bundesweit mit lokalen Gliederungen tätigen Vereins sich mit dem Vorstand überworfen hatte, nutzte sie das Urheberrecht, um sich zu rächen. Sie mahnte die Nutzung eines durch den Bundesverband (zulässigerweise) verwendeten Fotos durch einen Stadtverband ab. Die Frage war nun: Hatte sie dem Verein im Ganzen ein Nutzungsrecht erteilt?
• Unklare Vereinbarung: Ein Berufsfotograf sollte Fotos für die Webseite eines Unternehmens erstellen. Nach mehreren Jahren meldete er sich und forderte eine Nachlizenzierung, weil die von ihm erstellten Bilder auch in sozialen Netzwerken und in der Presse verwendet worden waren.

Selbst wenn Sie also im guten Glauben eine Lizenz erwerben, kann Ihnen dies Jahre später auf die Füße fallen. Gerade Unternehmen, Vereine und Verbände müssen sauber dokumentieren, woraus sie ein Nutzungsrecht an urheberrechtlich geschützten Werken ableiten. Hand auf’s Herz: Können Sie mit Sicherheit sagen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter:innen dies konsequent tun?

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Gesamte Lizenzkette muss nachgewiesen werden

Wer ein urheberrechtlich geschütztes Werk verwendet, muss im Streitfall darlegen und beweisen, dass ihm ein Nutzungsrecht zusteht. Beziehen Sie also eine Lizenz von einer Fotoplattform, müssen Sie die gesamte Lizenzkette vom Urheber bis zu Ihnen nachverfolgen können.

Im Fall von „Pixelio“ hatte unser Mandant zum Glück einen Screenshot von der Webseite angefertigt. Andernfalls hätte er kaum belegen können, wo er das Bild entnommen hatte, es sei denn er hätte den damaligen Mitarbeiter ausfindig gemacht, der sich dann aber auch an den Vorgang hätte erinnern müssen.

Der bundesweit tätige Verein hätte gut daran getan, sich von seinen Mitgliedern eine Erlaubnis für die Nutzung von im Rahmen der Ehrenamtlichkeit hergestellten Fotos auch für seine Untergliederungen einräumen zu lassen. Das haben wir mit entsprechenden Lizenzvereinbarungen mittlerweile für die Zukunft gelöst.

Bei bezahlten Fotografen sollten Sie immer den Umfang der Nutzung festlegen und dokumentieren. Wichtige Punkte sind dabei:

• Welche Nutzungsarten sollen erlaubt sein (z.B. Print, Social Media)?
• Handelt es sich um eine einfache oder eine ausschließliche Lizenz?
• Wie ist der Urheber zu nennen?
• Gibt es eine örtliche oder zeitliche Begrenzung für die Nutzung?

Lizenzen richtig dokumentieren

Nutzen Sie diesen Beitrag also, um sich um Ihr ganz persönliches Minenfeld zu kümmern. Verhindern Sie durch ein Lizenzmanagement, dass neue Risiken hinzukommen. Am besten schicken Sie sogar das Räumgerät los, um bereits vorhandene Minen zu entfernen.

Vor allem für Unternehmen, die viel Öffentlichkeitsarbeit betreiben, kann sich eine Softwarelösung lohnen. Es reicht aber auch aus, wenn Sie die wichtigsten Informationen zum Bild in einem Ordner abspeichern. Zusätzlich können Sie überlegen, ob Sie für die Einholung von Lizenzen verbindliche interne Vorgaben festlegen, um Ihren Mitarbeiter:innen etwas an die Hand zu geben, an dem sie sich orientieren können.