Nicht unterschätzt werden sollte außerdem, dass Betroffene gegen die rechtswidrige Zusendung von E-Mails vorgehen können. Diese Gefahr ist nicht abstrakt: Dieses Jahr lagen mir bereits mehrere Abmahnungen wegen E-Mail-Newslettern vor. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen kurzen Überblick, was Sie beachten müssen.
Warum braucht es eine Einwilligung?
Aus zwei Gründen: Die Datenschutz-Grundverordnung fordert die Einwilligung als Rechtsgrundlage für das Verarbeiten der E-Mail-Adresse, die ein personenbezogenes Datum darstellt. Daneben gilt § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Werbemails ohne Einwilligung stellen eine unzumutbare Belästigung dar.
Erforderlich ist, dass Nutzer:innen die Zusendung von E-Mails bestätigen. Die Rechtsprechung fordert dabei ein „Double-Opt-In“, also einen Klick auf einen Bestätigungslink. Bei der Ausgestaltung sollten mehrere Punkte beachtet werden.
Wie muss die Einwilligung aussehen?
Die Einwilligung muss konkret gefasst sein. Es reicht nicht aus, dass Sie eine Einwilligung für „die Zusendung von Informationen“ einholen. Vielmehr müssen Sie die Nutzer:innen in die Lage versetzen zu erkennen, was sie erwartet, wenn sie ihre Einwilligung erteilen. Dazu gehört auch, dass Sie grob nennen, wie häufig Mails versendet werden.
Die Einwilligung müssen Sie auf der Webseite klar und verständlich beschreiben.Sie sollte mindestens die folgenden Elemente aufweisen:
- Erklärung, dass eingewilligt wird, z.B. „Ja, ich will den Newsletter“.
- Kurze Beschreibung des Inhalts und der Häufigkeit der versendeten E-Mails.
- Hinweis auf die Möglichkeit, die Einwilligung zu widerrufen.
- Information, falls Sie eine Erfolgsmessung vornehmen.
- Link zur Datenschutzerklärung.
So könnte eine Einwilligung aussehen:
Formulierungshilfe
Mit einem Klick auf „Jetzt abonnieren“ willigen Sie ein, dass wir Ihnen den monatlichen Newsletter per E-Mail mit Informationen zu aktuellen Rechtsthemen und unserer Kanzlei zusenden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Informationen zur Datenverarbeitung und zur Erfolgsmessung erhalten Sie in der Datenschutzerklärung.
Diesen Text können Sie entsprechend für Ihre Bedürfnisse anpassen.
Was gehört in die Datenschutzerklärung?
In der Datenschutzerklärung muss erläutert werden, welche Daten konkret verarbeitet werden. Das sind neben der E-Mail-Adresse möglicherweise weitere Daten, unter anderem zur Protokollierung der Einwilligung. Wenn Sie einen Dienstleister einsetzen, der außerhalb der EU sitzt, müssen Sie auch hierauf hinweisen. Nehmen Sie eine Erfolgsmessung vor und werten aus, wie oft der Newsletter geöffnet wurde, ist auch dies im Detail in der Datenschutzerklärung zu erläutern.
Was ist bei der Bestätigungsmail zu beachten?
Die E-Mail zur Bestätigung des Abonnements sollte schlicht gehalten sein. Auf Werbung oder andere Inhalte sollten Sie unbedingt verzichten, da diese ja erst mit der Bestätigung versendet werden dürfen. Nicht fehlen dürfen Links zum Impressum und zur Datenschutzerklärung.
Einwilligung protokollieren
Im Zweifel müssen Sie nachweisen, dass sich ein Nutzer oder eine Nutzerin für Ihren Newsletter angemeldet hat. Dies setzt voraus, dass Sie die Einwilligung protokollieren. Moderne Newslettersysteme liefern dieses Feature in der Regel mit.
Fazit
Im Alltag hat man nicht immer Zeit, auf eine rechtssichere Ausgestaltung von Prozessen zu achten. Nehmen Sie sich am besten jetzt kurz Zeit, um zu überprüfen, ob Ihr Newsletter die skizzierten Anforderungen erfüllt. Damit steht einem erfolgreichen E-Mail-Marketing nichts im Wege.
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