Vor allem dann, wenn an den Vorwürfen nichts dran ist und sie ausgeräumt sind, stellt sich die Frage, was mit den bei der Polizei gespeicherten Daten passiert. Wann werden sie gelöscht und was kann man selbst tun? Das klären wir in diesem Beitrag.
Die Herrschaft über die eigenen Daten zurückgewinnen
Natürlich dürfen Daten zu einer Person nicht bis in alle Ewigkeit gespeichert werden, wenn hierfür kein Anlass besteht. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung schützt davor, dass der Staat unkontrolliert Daten sammelt.
Solange Daten allerdings gespeichert sind, kann die Polizei sie nutzen und unter bestimmten Umständen auch an andere Behörden übermitteln. Man kann etwas vereinfacht sagen, dass Daten zu einer Person immer dann gespeichert werden, wenn sie im Rahmen einer polizeilichen Maßnahme in Erscheinung tritt, ob nun als Beschuldigter, Opfer oder Zeuge einer Straftat, als Hinweisgeber oder weil die Polizei das Auto aus dem Parkverbot hat abschleppen lassen.
Die Polizei dokumentiert ihr Handeln in einer Vorgangsverwaltung und speichert zeitlich befristet in der Regel
- das Datum und die Uhrzeit des Vorgangs,
- die betroffene Person und ihre Rolle,
- eine Kurzbeschreibung des Vorgangs.
Damit soll jederzeit nachvollziehbar sein, was die Beamtinnen und Beamten getan haben. In der Regel werden diese Daten automatisiert nach einigen Jahren gelöscht oder zumindest anonymisiert.
Darüber hinaus dürfen Daten über Personen gespeichert werden, gegen die ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren eingeleitet worden ist. Die Polizei hat nicht nur die Aufgabe, bereits begangene Straftaten aufzuklären, sondern sie soll auch der Begehung von Straftaten vorbeugen. Zur Gefahrenabwehr darf sie deshalb Daten, die im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens gewonnen wurden, nach § 481 Abs. 1 Satz 1 der Strafprozessordnung nutzen: „Die Polizeibehörden dürfen nach Maßgabe der Polizeigesetze personenbezogene Daten aus Strafverfahren verwenden.“ Ein unberechtigtes Ermittlungsverfahren kann sich daher schnell als Tretmine erweisen, denn die Polizei kann die Daten aus diesem für die Gefahrenabwehr nutzen.
„Sie wollen wissen, welche Daten die Polizei über Sie speichert? Wir unterstützen Sie bei einem Antrag auf Auskunft.“
Bei der Löschung von Daten sind die Polizeibehörden eher restriktiv, sie wollen den Zugriff so lange wie möglich erhalten für den Fall, dass die Daten doch noch nutzbringend für sie sind. Dennoch gibt es klare Regeln zum Datenschutz, an die sich die Beamtinnen und Beamten zu halten haben.
Keine Anwendung der Datenschutzgrundverordnung
In Bezug auf Speicherungen durch die Polizei ist die Datenschutzgrundverordnung nicht anwendbar. Denn nach Art. 2 Abs. 2 lit. d) findet die DSGVO keine Anwendung auf eine Datenverarbeitung durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit.
Damit gelten die Polizeigesetze und die allgemeinen Regelungen der Datenschutzgesetze. Die Rechtslage kann sich dabei von Bundesland zu Bundesland deutlich unterscheiden. Einheitlich geregelt ist der Datenschutz für die Polizeibehörden in Europa durch die Richtlinie (EU) 2016/680. In Art. 14 der Richtlinie werden beispielsweise grundlegende Auskunftsrechte genannt.
Speicherung nur so lange wie erforderlich
Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten ist in den Polizeigesetzen geregelt. Daten dürfen hiernach grundsätzlich nur zu dem Zweck gespeichert, verarbeitet und genutzt werden, zu dem sie erlangt worden sind. So heißt es beispielsweise im Polizeigesetz NRW:
Die Dauer der Speicherung ist auf das erforderliche Maß zu beschränken.
§ 22 Abs. 2 Satz 1 PolG NRW
In Dateien suchfähig gespeicherte personenbezogene Daten und die dazugehörigen zu den Personen suchfähig angelegten Akten muss die Polizei in drei Fällen löschen, nämlich wenn das Polizeigesetz dies bestimmt, die Speicherung nicht zulässig ist oder wenn festgestellt wird, dass die Daten für die Erfüllung der Aufgaben der speichernden Stelle nicht mehr erforderlich sind.
Ist in einem Ermittlungsverfahren der Tatverdacht komplett entfallen, beispielsweise im Rahmen eines Freispruchs oder einer Einstellung des Verfahrens, ist eine weitere Speicherung der Daten grundsätzlich nicht mehr zulässig. Bleibt trotzdem ein Restverdacht bestehen, können die Daten zur Gefahrenabwehr gespeichert werden. In diesem Fall muss das Interesse der Öffentlichkeit an der Verhinderung und Aufklärung zukünftiger Straftaten mit dem Interesse des einer Straftat Verdächtigen an der alsbaldigen Löschung abgewogen werden (lesenswert BVerfG, Beschluss vom 1. Juni 2006 – 1 BvR 2293/03; vgl. auch OVG NRW, Beschluss vom 15. Oktober 2012 – 16 B 174/12). Dabei trägt die Polizei die Beweislast dafür, dass noch ein Rest an Tatverdacht gegen den Betroffenen besteht (VG Aachen, Urteil vom 15. Juni 2009 – 6 K 1979/08).
Für suchfähige Daten muss es Prüftermine geben, zu denen eine Entscheidung darüber getroffen wird, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Das bedeutet nicht, dass die Daten bis zum Ablauf der Prüffrist nicht gelöscht werden müssen. Die Polizei muss dann nur von sich aus tätig werden und über die weitere Verwendung bzw. Löschung befinden.
Löschung suchfähiger Daten auf Antrag
Die Polizei kann die Feststellung, dass Daten nicht mehr erforderlich sind, aufgrund der genannten Prüffristen oder aus „Anlass einer Einzelfallbearbeitung“ treffen.
Das bedeutet, dass der Betroffene mit einem Antrag an die Polizeibehörde eine Löschung herbeiführen kann. Die Polizei muss unabhängig von den allgemeinen Prüffristen auf Antrag entscheiden, ob weiter ein Rechtsgrund für die Speicherung besteht oder ob eine Löschung erfolgen soll.
Der Antrag ist bei der Polizeibehörde zu stellen, die die Daten gespeichert hat. Sie entscheidet über die Löschung, auch bei Dateien, auf die mehrere Behörden Zugriff haben.
Anspruch auf Auskunft über gespeicherte Daten
Um zu erfahren, welche Daten eine Polizeibehörde überhaupt über einen gespeichert hat, gibt z. B. § 49 des Datenschutzgesetzes NRW den Betroffenen einen Anspruch Auskunft. Die Polizei muss mitteilen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet wurden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt ist, von dem die Daten stammen und an wen sie übermittelt wurden sowie welche allgemeinen technischen Bedingungen der automatisierten Verarbeitung der zur eigenen Person verarbeiteten Daten bestehen.
Voraussetzung für die Verpflichtung der Polizei zur Auskunft ist, dass der Betroffene Angaben macht, die das Auffinden der Daten mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Hier reichen Angaben zur Person völlig aus.
Auskunftserteilungen und Einsichtnahme sind gebührenfrei, es kann aber die Erstattung von Auslagen verlangt werden.
Weigert sich die Polizei Daten zu löschen, zu deren Speicherung sie nicht (mehr) berechtigt ist, kann sie hierzu mit einer Klage vor dem Verwaltungsgericht gezwungen werden.
Musterschreiben für Antrag auf Auskunft und Löschung
Wenn Sie herausfinden wollen, was eine Polizeibehörde über Sie gespeichert haben, können Sie einen Antrag auf Auskunft stellen. Ein Musterschreiben mit einem kombinierten Antrag auf Löschung stelle ich hier bereit. Falls Sie einen Antrag durch einen Anwalt stellen lassen wollen, ist dies selbstverständlich ebenfalls möglich.
Musterschreiben zum Download
Ein Musterschreiben für einen Antrag auf Auskunft und Löschung bei einer Polizeibehörde können Sie hier herunterladen.
In der Regel verlangen die Polizeibehörden eine Kopie des Personalausweises. Daten auf dem Ausweis, die für die Bearbeitung des Antrags nicht benötigt werden, bspw. das Lichtbild, die Personalausweisnummer, die Staatsangehörigkeit und die Gültigkeitsdauer, können unkenntlich gemacht werden.
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